Hôtel à projets

Véritable hôtel à projets, le Centre Blaise Pascal est un lieu de conférences, recherches et formations pour la région Rhône-Alpes dans le domaine de la modélisation et simulation numérique couvrant sciences dures, bio-sciences & santé, sciences humaines, mathématiques appliquées, info-sciences et ingénierie.

Le centre Blaise Pascal propose divers services dans le cadre des workshops, séminaires & tutoriels organisés par le CBP ou au sein de celui-ci :

• Envoi de l’appel à la communication par mailing, mise en ligne sur le site Internet du CBP
• Réception des communications orales par lien internet et transfert au comité scientifique
• Envoi des confirmations des réservations hôtelières
• Réservations et émissions des billets d’avion

• Envoi de l’appel à l’inscription par mailing,mise en ligne sur le site Internet du CBP
• Gestion informatisée des inscriptions

Modèles disponibles: badge en PVC ou bien badge en cartons détachables. Préparation des badges des personnes pré-inscrites. Mise en place du matériel et personnel nécessaire le jour du congrès pour imprimer les badges des nouveaux inscrits.

Gestion hôtelière : Réservation de la salle plénière et des salles de sous-commissions. Réservation des chambres d’hôtels et ajustement du contingent en parallèle avec les inscriptions. Réservation du cocktail de bienvenue des pauses café et des déjeuners et suivi du ravitaillement sur place.

Gestion technique : Conseil et mise en place du matériel audio visuel et matériel de traduction simultanée adéquat en tenant compte de la grandeur de la salle et du nombre des participants. Suivi du déroulement des réunions et des communications par un technicien IT en permanence dans la salle. Enregistrement de l’événement sur CD.

Gestion des transferts : Assurer les transferts personnalisés ou en groupes des participants étrangers de l’aéroport à l’hôtel et retour. Assurer également les navettes de l’hôtel siège du congrès aux hôtels de résidences.

Hôtesses d’accueil : En tenue professionnelles nos hôtesses bilingues et trilingues assurent: Accueil floral des invités à l’aéroport. Remplissage des cartables. Le jour du congrès prise en charge & orientation des congressistes. Distribution des badges. Distribution des micros baladeurs pendant les débats. Distribution des casques de traduction simultanée.

Travaux d’édition et de communication : Conception et impression des affiches. Conception, impression et accrochage des banderoles au niveau des carrefours importants. Traitement et impression du livre des résumés. Conception et impression des invitations, des attestations de présence et de participation. Fournir les panneaux pour accrocher les posters relatifs aux communications affichées. Conception et impression des invitations, des attestations de présence et de participation. Fournir les panneaux pour accrocher les posters relatifs aux communications affichées.

Dîner de Gala : A l’hôtel ou à l’extérieur, nous assurons l’organisation du dîner de gala: décoration, mise en place, animation, menu, boissons, transferts. Préparation des programmes d’excursion pré, post et pendant le congrès.

Avoir un seul interlocuteur Centraliser les négociations Garantir le meilleur acheminement de l’information Avoir plus de temps pour gérer la partie scientifique Payer un seul fournisseur